quinta-feira, 16 de abril de 2009

O que é ERP?



ERP é uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informações entre todos os departamentos da empresa e suas atividades, tais como fabricação, logística, finanças e recursos humanos. É um sistema amplo de soluções e informações. Um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em apenas um ambiente computacional.
2- Como selecionar um Sistema de Gestão
• Avaliação Inicial – Determine as reais necessidades da empresa e recursos oferecidos pela tecnologia a ser adquirida, envolva neste processo, membros da Diretoria e funcionários que estarão diretamente envolvidos com os benefícios gerados pelo ERP. Procure assessoria de especialistas em informática para assessorá-los à escolher a melhor arquitetura tecnológica ou identificar as deficiências que poderão apresentar.• Aderência - Verifique quais funcionalidades contidas no produto atendem suas necessidades, e se a aplicação das mesmas em seu negócio trarão benefícios como: redução de custos, diminuição de tempo de operações básicas, eliminação de re-trabalhos, aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e aumento de competitividade. Certamente você gostaria de adquirir um produto que atenda 100% as necessidade de sua Empresa, contudo, os Sistemas de Gestão possuem características próprias e distintas, e é através da flexibilidade, parametrização e disponibilidade de se desenvolver particularidades, que a empresa fornecedora de ERP irá tentar alcançar ao máximo este percentual.• Localização - As constantes mudanças em nossa Legislação Tributária promovidas pelo nosso Governo, obrigam as Empresas a realizarem rápidas mudanças em seus processos visando o correto enquadramento dos mesmos às novas normas tributárias. A rapidez exigida destas mudanças é vital para manutenção da lucratividade do negócio e competitividade no Mercado Globalizado. Certifique-se de que o produto está adaptado à nossa legislação e principalmente a garantia de atualização constante em função de alterações em nossa legislação.• Tecnologia – Verifique se a linguagem utilizada para desenvolvimento do software é utilizada e aceita mundialmente. A liberdade de escolha do fornecedor do banco de dados a ser utilizado pela aplicação também é um fator importante, primeiro pela segurança e integridade, uma vez que nele estarão gravadas todas suas informações de negócio, e segundo pelo custo de aquisição, que poderá superar o custo do hardware.• Rastreabilidade – Para garantia da integridade e segurança das transações, o software deve oferecer condições de rastreabilidade, disponibilizando aos administradores do sistema, recursos que permitam identificar que usuário executou determinada operação.• Integração com internet e outros aplicativos – Hoje em dias estão disponíveis no mercado um número significativo de aplicativos gerenciais ou de aplicação específica, que poderão compartilhar informações do ERP, recursos do tipo corte e cole ou conexão direta são fundamentais para extração de dados do ERP. Também deve ser considerado recursos de integração e comunicação de dados (EDI, BIZTALK, etc) com clientes, fornecedor e instituições financeiras.3- Como evitar riscos futuros?• Referências – Busque o máximo de referências sobre o produto e sobre a empresa de consultoria que irá realizar a implementação, procure identificar empresas que tenham o mesmo perfil comercial e verifique quais funcionalidades de seu negócio não puderam ser atendidas e qual solução foi oferecida pelo fornecedor do ERP.• Relacionamento – Uma implementação de ERP é normalmente um processo que envolve todas as áreas de sua empresa, direta ou indiretamente, por isso é importante que você exponha suas limitações e seus problemas, da mesma forma que você deve ter ciências das limitações do fornecedor, com isso, vocês estarão estabelecendo uma parceria duradoura e fortalecida.• Implantação – O prazo e custo de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e dos recursos disponibilizados (equipamentos e pessoal). Exija do fornecedor um cronograma detalhado, com definições claras de cada fase da implantação, elaborado em conjunto com seus funcionários. Certifique que a equipe de implantação estejam atualizados sobre o software, e que os mesmos estão comprometidos com a cultura da empresa de oferecer bons produtos e serviços, lembre-se que eles serão os realizadores do que fora acordado.• Treinamentos – Fundamental num processo de implementação de ERP numa empresa, o treinamento deve ser dirigido à sua empresa, visando qualificar seus funcionários à extrairem o máximo de aproveitamento dos recursos oferecidos pelo software.• Documentação – Peça importante num ambiente integrado e em produção, uma vez que documenta todos os processos e principalmente as customizações realizadas visando atender determinada funcionalidade de sua empresa. Esta documentação permite que novos consultores ou funcionários entendam o que cada funcionalidade do programa faz.Assim, independente do porte da empresa fornecedora (Microsoft Dynamics AX – Axapta, SAP Business One, Oracle, etc), os itens relacionados anteriormente devem ser levados em conta no processo de seleção do ERP
4- O que esperar de um ERP?
Ajuda no resultado ?

O software deve ser avaliado principalmente pela contribuição que dá aos processos operacionais da empresa, rapidez e qualidade e até quanto ao resultado financeiro. Se o software que você contratou lhe oferecer constantemente análises e soluções para e da sua empresa, que envolvam controle de custos, impostos, centro de resultados, posições financeiras e de vendas, acompanham os processos produtivos, então é provável que você esteja bem assessorado.
Tem perfil gerencial ?
Hoje, o bom software de gestão e ERP não responde apenas pelas tarefas operacionais. Ele deve ir além disso, processando a mesma informação para que seja compreendida de diversas formas, de diversos pontos de vista. Não basta ser apenas um sistema integrado (que ao incluir uma NF já baixa o estoque e cadastra o contas a receber). Precisa também agrupar os resultados por áreas, dinamizar fluxos de caixas, executar posições financeiras globais, comparar metas, enfim, precisa disponibilizar informações de forma gerencial.
A relação entre você e a empresa que desenvolve o software deve ser de extrema confiança, porque o consultor técnico é o profissional que terá informações confidenciais e estratégicas da empresa para poder lhe disponibilizar estes resultados.É ágil ?É condição indispensável que o software seja ágil. Ou adianta alguma coisa você saber que sua área comercial (por exemplo) vai gastar mais do que o previsto, depois que já gastou ?
Mas só isso não basta. O software deve ter condições também de entender e interpretar a legislação e as atividades da sua empresa. O consultor técnico deve ter condições de orientá-lo sobre os melhores caminhos a serem buscados. Tudo isso de forma rápida e eficaz. Caso contrário, o software vai ficar tão desatualizado que o melhor lugar para ele será na lixeira do windows.É atualizado ?É fato que todo software precisa estar constantemente se reciclando sobre leis, medidas provisórias, toda sorte de obrigações fiscais e tributárias que impactam o mundo corporativo, as novas tecnologias, plataformas de sistemas operacionais, comunicação rápida, internet, e uma visão bastante próxima do que acontece no mercado. Assim, poderá prever problemas futuros ou potenciais e ajudá-lo a resolvê-los.Oferece soluções?Ainda não é tão comum, mas as empresas devem contar com seus parceiros de sistemas para que lhes ofereçam serviços de personalização. O software, por mais abrangente que possa ser, precisa ter condições de ser personalizado para atender aquelas coisas específicas da sua empresa que lhes são tão úteis e até mesmo vitais. E deve ser de implementação rápida e com custos adequados.
Faz Contrato?Parece óbvio, mas nem toda softhouse se preocupa em fazer um contrato de licenciamento e prestação de serviços, apesar de ser uma prática recomendada pelo Código de Defesa do Consumidor. O contrato estabelece os direitos e os deveres de ambas as partes e é um poderoso instrumento jurídico. O contrato deve possuir ainda as garantias de que o software e serviços estarão disponíveis e sempre atualizados, além é claro de incluir uma cláusula que preveja rescisão, caso você não fique satisfeito com os serviços prestados.Tem registro?Outro item que parece óbvio, mas que pode acabar por lhe dar uma dor de cabeça imprevista. O seu software é registrado no INPI ? É registrado junto as receitas estaduais ?
Entre outros fatores, lembre-se que você não poderá fazer talonário de NF se o software que sua empresa usa não estiver devidamente registrado.